Hemen sonuç veren ipuçları ve görevler

Küçük bir işletme işletirken, yeni beceriler edinmeye çok zamanınız olmaz. Ancak, her seferinde bir görevin üstesinden gelirseniz, sonuçları hemen görmeye başlayabilirsiniz. Bu Nasıl Yapılır'lar çok çeşitli işyeri görevlerini kapsar ve izlenmesi kolay yönergeler içerir. Neden hemen başlamıyorsunuz?

1. Aradıklarınızı Daha Hızlı Bulma

Bilgisayarınızdaki dosyaları ararken, e-posta kutunuzdaki iletileri tararken ya da kişileri veya grupları Internet'te bulmaya çalışırken çok fazla vakit harcıyorsanız, aramanızın daha hızlı ve verimli olmasını sağlamak için bu ipuçlarından yararlanabilirsiniz.

Bilgisayarınızdaki dosyaları veya klasörleri bulma

Bazen, özel bir dosyayı bilgisayarınızda nereye kaydettiğinizi hatırlamak güç olabilir. Yanlış konuma yerleştirilmiş dosya veya klasörleri Windows XP'yi kullanarak aramak için:

1.	Başlat'ı tıklatın ve sonra Ara'yı tıklatın.
2.	Arama Yardımcısı iletişim kutusunda Tüm dosya ve klasörleri seçin.
3.	Dosya veya klasör adının bir kısmını veya tamamını yazın ya da dosyanın içerdiği bir sözcüğü veya ifadeyi yazın.
4.	Konum kutusunda, arama yapmak istediğiniz sürücü veya sürücüleri, klasörü veya ağ konumunu seçin.
5.	Aşağıdakilerden birini seçin: • Belirtilen tarihlerde ya da iki tarih arasında oluşturulmuş veya değiştirilmiş dosyaları aramak için Ne zaman değiştirildi? seçeneğini kullanın. • Belirli bir boyuttaki dosyaları aramak için Boyutu Nedir? seçeneğini tıklatın. • Ek arama ölçütlerini belirtmek için İleri düzey seçenekler'i seçin.
6.	Ara'yı tıklatın.

Çok fazla sayıda sonuç alırsanız, aramanızı daha belirli hale getirmek için ek arama ölçütlerinden yararlanın.

2. E-postanızı düzenleme ve öncelikleri belirleme

Günümüz dünyasında e-posta çok önemli bir iletişim aracı haline gelmiştir. Ancak, önemli bir e-postayı bulmak için gelen kutunuza bakarken çok fazla vakit geçiriyorsanız, yapılacak küçük bir düzenleme e-postaların zamanınızı çalmak yerine size zaman kazandırmasını sağlayabilir.

E-posta arama

Çoğu e-posta programı iletileri belirli bir öncelik düzeyine göre göndermenize olanak tanır: Varsayılan olarak normal, acil iletiler için yüksek veya daha az önem taşıyan iletiler için düşük düzeyi kullanabilirsiniz. Microsoft Office sürümleri içinde yer alan e-posta programı Outlook 2003'te, özel önceliğe sahip bir e-posta iletisi aldığınızda bu ileti bir simge ile yüksek veya düşük öncelikli olarak işaretlenir.

Outlook 2003'te Arama Klasörleri'ni kullanarak, gelen kutunuz dışındaki klasörlere otomatik olarak taşınmış iletileriniz olsa bile yüksek ya da düşük öncelikli iletilerin tümünü çabucak bulabilirsiniz.

Arama Klasörleri'ni kullanarak önemli iletileri bulmak için:

1.	Posta'da, Dosya menüsünde Yeni seçeneğinin üzerine gelin ve sonra Arama Klasörü'nü tıklatın.
2.	Arama Klasörü Seç altında Posta Okuma bölümünde Önemli postayı seçin.
3.	Postanın aranacağı yer: açılan kutusunda bu Arama Klasörü'nün içereceği Outlook veri dosyasını seçin ve sonra Tamam'ı tıklatın.

Not: Arama Klasörleri tek bir Microsoft Exchange Server posta kutusuna veya Kişisel Klasörler dosyasına (.pst) özgüdür. Çok sayıda Outlook veri dosyası aramak isterseniz, her veri dosyası için ayrı bir Arama Klasörü oluşturmanız gerekir.

E-posta klasörlerini arşivleme
E-posta klasörlerinizi genel idari klasörler ve proje klasörleri olmak üzere iki kategoriye ayırmanız anlamlı olabilir.

Örneğin, sonradan çeşitli idari konular ve grup konuları ile ilgili çok sayıda alt klasör içerecek olan "Ekibim: Genel" adında bir klasör oluşturun. Daha sonra, her proje için bir alt klasör içeren 'Ekibim: Projeler' adında bir başka klasör oluşturun.

Postalarınızı bu şekilde düzenlediğinizde, özel bir projeyle ilgili postaları proje sona erdiğinde arşivlemek kolaylaşır ve arşivledikten sonra bu projeye ait e-postaları bulmak çok daha kolay olur.

İşlem yapmanız gereken iletileri nerede tutacağınızı bilme
İşlem yapmanız gereken e-posta iletilerini takip edecek bir sistem belirleyerek zamandan kazanabilir ve gözden kaçırma riskinin önüne geçebilirsiniz. İşte bazı fikirler:

•	İletilerinizi, işlem yapana kadar gelen kutunuzda bırakın. Daha sonra dosyalayın.
•	İşlem görmesi zaman alabilecek konular farklı bir alanda dosyalanmalıdır.
•	İşlem yapmanız gereken öğeleri doğruca Görevler klasörüne sürükleyin.

3. Internet'te kişileri veya grupları arama

Windows XP Professional'da Arama Yardımcısı'nı kullanarak Internet'te kişi aramanın iki yolu vardır. Doğal bir dil kullanarak istediğiniz bir ifadeyi veya cümleyi yazabilirsiniz ("Acıbadem, İstanbul'da yaşayan Can Etikan ile ilgili bilgi ver" gibi): Bu durumda arama sonuçları Can Etikan'ın adres bilgisinden soy ağacı Web sayfasına kadar her şeyi içerebilir. Aynı zamanda, e-posta adreslerini, telefon numaralarını ve adları bulma konusunda uzmanlaşmış çeşitli Internet'te arama hizmetleri arasından seçim yapabilirsiniz.

Doğal bir dil kullanarak Internet'te arama yapmak için:

1.	Başlat'ı tıklatın ve ardından Ara'yı tıklatın.
2.	Internet'te ara'yı tıklatın.
3.	Ulaşmak istediğiniz bilgiyi tarif eden bir ifade veya cümle yazın ve ardından Ara'yı tıklatın.

Internet'te ara seçeneğini göremiyorsanız, büyük olasılıkla varsayılan arama yöntemini değiştirmişsinizdir. Bu ayarı sıfırlamak için:

1.	Tercihleri değiştir'i tıklatın.
2.	Dosya ve klasör arama yöntemini değiştir seçeneğini tıklatın.
3.	Standart seçeneğini ve sonra da Tamam'ı tıklatın.
4.	Internet'te ara'yı tıklatın.

Bir dizin hizmetini veya Internet'te arama hizmetini kullanmak için:

1.	Başlat'ı tıklatın ve ardından Ara'yı tıklatın.
2.	Yazıcı, bilgisayar ya da kişi seçeneğini (veya Bilgisayar ya da kişi) tıklatın.
3.	Adres defterinizde kişi seçeneğini tıklatın.
4.	Konum alanında, kullanmak istediğiniz dizin hizmetini veya Internet'te arama hizmetini tıklatın ve sonra Web Sitesi...'ni tıklatın. Seçtiğiniz Internet'te arama hizmeti için görüntülenen yönergeleri izleyin.

Bilgisayar ya da kişi seçeneğini göremiyorsanız, büyük olasılıkla varsayılan arama yöntemini değiştirmişsinizdir. Bu ayarı sıfırlamak için:

1.	Tercihleri değiştir'i tıklatın.
2.	Dosya ve klasör arama yöntemini değiştir seçeneğini tıklatın.
3.	Standart seçeneğini ve sonra da Tamam'ı tıklatın.
4.	Bilgisayar ya da kişi seçeneğini tıklatın.